取引先データの一元管理の重要性

取引先データの一元管理が必要は必要無い・・・?

「取引先データの一元管理」というほど大それたことをやらないといけないのでしょうか?
会社として売り上げをあげるためには本来やらないといけないことは下の通りです。

  1. 顧客候補への販促活動
  2. 見込顧客への営業活動
  3. 受注後の顧客への物品の販売/サービスの提供
  4. 納品後の顧客への請求書発行
  5. 入金の消込
  6. 顧客のフォロー



しかし、会社設立当初は最低限必要な 3.、4.、5. だけを考えていました。注文通りに物品を販売しサービスを提供して、その対価を頂くために請求書を発行、そして入金の消込を行う・・・。
そのために販売管理ソフト:弥生販売を導入ました。
その他の1.、2.、6.業務は電話とメールで行っていました。電話とメールで重要になるのが、連絡先リストです。MS Outlook の”連絡先”に顧客情報を入力、電話番号は携帯(スマホ)に登録しやり取りはメモを取っていました。また、多くのやり取りはメールで行っていたため、案件の状況の確認や対応が必要なことはメールのやり取りを見返していました。
それでもなんとかビジネスは回るものです。
あとは、何か集計が必要な時はExcelにデータを打ち込めばどうにかなります。

営業活動に時間がかかり、取りこぼしも増えてきた・・・?

営業活動は、通常販促活動や見込顧客への営業活動後すぐに受注を頂けるわけではありません。コンタクトから数か月かかることが一般的です。
営業担当は、当然、目の前の受注フェーズの顧客に集中し時間をかけます。その間に既存顧客からの問い合わせが入ることもあり、その場合は、既存顧客への対応のために過去の履歴の確認のためにメモやメールを見直す必要があります。これは結構時間を取られます。そこで時間がかかってしまい受注フェーズの顧客への対応がタイムリーにできなくなることが増えてきました。
また、受注フェーズ以前の顧客へのプッシュを忘れて商談のタイミングの逃がしたり、対応しておけば確度が上がったと思われる見込み顧客から問合わせ対応を忘れてしまうこともありました。
加えて、既存顧客のフォローも十分に行わず、最悪の場合は別の会社に乗り換えられるというケースも発生します。
それらのことは、販売管理ソフト(弊社の場合は、弥生販売)の導入・運用やキチンとMS Outlook の”連絡先”をメンテナンスしても、また、メールで丁寧な対応をしても防ぐことはできません。

ある日突然大口顧客がいなくなった・・・

年商200億円規模の業務ソフトウェアの開発・販売会社の実話です。
その会社の製品ラインナップの一つに量販店での販売でブランド力のあるパッケージソフトウェアがありました。当時時代の変化に伴い、量販店での販売だけでなくハードウェア(PC)にプリインストールされ市場に出ていく形態のビジネスが大きな売上げを占めるようになっていました。年2回ハードウェアの販売台数が大きく伸びる時期があります。その時期になるとソフトウェア開発・販売会社は1回当たり10億円程度の受注がハードウェアメーカーからありました。しかし、そのハードウェアメーカーの売上げに応じた営業的なフォローをキチンとしていなかったのです。ある年、そのハードウェアメーカーからの発注はありませんでした。慌てて営業トップがハードウェアメーカーのトップを訪問しましたが、全く話になりませんでした。
10億円の受注をしている顧客なので本来は定期的な訪問等のフォローが必要でしたが、誰も定期訪問の必要性を認識していませんでした。

取引先データの一元管理はとても重要!

上述のことをまとめてみましょう。


取引先データを一元管理しておかないと・・・

  1. 営業効率が落ちる
  2. タイムリーな営業のアクションを取ることができなくなる
  3. 必要な営業のアクションを忘れてしまう



取引先データを一元管理しておかないと・・・

  1. 新規の案件の確度が落ち売上げを伸ばせない
  2. 既存顧客がいなくなる可能性が高くなる



ビジネスの継続・発展のためには、取引先データの一元管理が必要性をご理解いただけましたか?
次回のコラムでは、取引先データの具体的な一元管理の方法について説明します。


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